Design System: uno strumento strategico per le aziende

Internet pullula di definizioni – più o meno ufficiali, più o meno esaustive – di Design System. Noi pensiamo che, più delle definizioni, possa servire una storia di vita vissuta per meglio comprenderne la natura, la pervasività e l’importanza.

Il Design System è l’aspetto solido della coerenza

Immaginiamo una situazione tipo all’interno di un’azienda con necessità complesse, che derivano da una moltitudine di reparti che portano avanti una serie di attività strettamente connesse con il digitale:

Questa azienda deve lanciare un servizio adottando un approccio multichannel.  > Il reparto marketing dovrà creare una nuova campagna digital e, per farlo, dovrà inviare un comunicato stampa. > Il reparto IT, nel frattempo, dovrà pubblicare la nuova sezione nel sito. > I dipendenti, infine, dovranno gestire questo servizio tramite lo specifico software aziendale.

In tutte queste situazioni, è proprio la presenza di un Design System condiviso con tutti i reparti a fare la differenza, rendendo più semplice il processo di “decision making”, in ogni fase dell’esempio sopra riportato:

• Come impostare il comunicato stampa (dal punto di vista grafico e dal punto di vista contenutistico);
• Come realizzare visual della nuova campagna digitale.
• Come realizzare il look & feel della nuova sezione del sito aziendale.
• Quale UX / UI progettare e implementare nel software di gestione.

Grazie ad esso, tutte le esigenze del nostro esempio sono soddisfatte, e ogni prodotto digital risulta coerente con il brand e l’identità dell’azienda. Il Design System è proprio quell’insieme di strumenti, regole e linee guida attentamente progettati, razionalmente organizzati e messi a disposizione di tutti i team aziendali che, grazie ad essi, possono costruire piattaforme coerenti tra loro. Sia “verso l’esterno” e, quindi, concepite per gli utenti, sia “verso l’interno”, come nel caso di programmi gestionali, applicazioni web per la forza vendita, knowledge base condivise e strumenti di marketing. Fino a coprire l’intero ecosistema di software, portali, piattaforme e applicazioni di cui un’azienda dispone, sia per entrare in contatto con i clienti, sia per gestire internamente flussi e processi di lavoro, tramite software gestionali, app per la forza vendita, knowledge base, e via dicendo.

Un’ “officina organizzata”

In Exeen c’è una metafora piuttosto fortunata alla quale facciamo ricorso per raccontare, alle aziende, che cos’è un Design System e perché costituisce un vantaggio economico e competitivo da non sottovalutare.  Per noi, il Design System è un’officina nella quale tutti gli attrezzi necessari per portare a termine il proprio lavoro sono bene organizzati, sulle pareti e nelle cassettiere. Quando a qualcuno serve qualcosa, non bisogna riprogettare da zero, né cercare dappertutto ciò di cui si ha bisogno. Tutto è al posto giusto, pronto per essere utilizzato. Ma di quali attrezzi stiamo parlando? Vediamoli insieme…

Gli attrezzi del mestiere

Partiamo dall’idea che l’elenco che proponiamo qui di seguito è parziale e relativo: possiamo dire che in ogni Design System troveremo sempre questi preziosi “attrezzi”:

• Pattern funzionali (materiali tangibili): gli elementi fisici che permettono all’utente di interagire con il sistema (ad esempio: un tasto CTA, un form contatti, ecc.).
• Pattern percettivi (materiali intangibili): gli stili che rendono l’interfaccia riconoscibile ed in linea con il brand.
• I princìpi che stanno alla base degli obiettivi progettuali del team, le regole di applicazione dei pattern e le porzioni di codice pre-costruite per una più rapida implementazione di specifiche funzioni all’interno dei software aziendali.

È evidente che possono essere inclusi anche elementi che riguardano, in generale, la Corporate Identity e, quindi, non solo ciò che è specifico del mondo digitale. Ad esempio, la Style guide del logo, i testi di mission e vision, il tone of voice da utilizzare nelle comunicazioni ufficiali, sono tutti elementi che possono trovare posto all’interno di un Design System completo e ben strutturato.

Perché il Design System è utile alle aziende?

Averlo si traduce in benefici che ricadono su vari processi aziendali, interni ed esterni. Sicuramente, un Design System organizzato e completo porta:

• Maggiore coerenza nei prodotti digital sviluppati (interni o per gli utenti).
• Risparmio in termini di tempo di progettazione (perché si hanno a disposizione risorse già pronte, sistematizzate e facili da reperire).
• Aumento della qualità del prodotto (perché, attingendo a risorse pre-costruite, si riduce la probabilità che si presentino bug funzionali o incoerenze a livello di interfaccia).

Un’azienda, dotandosi di uno strumento così completo che diventa strategico, può ridurre i propri costi: offrendo set di pattern funzionali già pronti, gli sviluppatori potranno dedicarsi maggiormente ad altri aspetti, riducendo i tempi di sviluppo di intere porzioni di prodotti digitali. Inoltre, potendo contare su un serbatoio di conoscenza condivisa, gli sviluppatori potranno attingervi e fruirne, senza dover coinvolgere ogni volta gli stakeholder nei processi decisionali. Sull’utilità del Design System per le aziende e sulle tante applicazioni che questo strumento può trovare, nella gestione di un ecosistema di piattaforme web – ad uso interno e ad uso esterno – vi rimandiamo all’articolo dedicato.

Come portiamo il Design System in azienda?

Quando si parla di Design System nelle aziende si possono verificare, principalmente, due scenari:

• Nel primo caso, l’azienda non conosce questo concetto, sebbene vi sia la necessità, all’interno, di razionalizzare la gestione di asset e pattern funzionali impiegati nello sviluppo di applicativi e nella gestione dell’immagine corporate.
• Nel secondo caso, invece, l’azienda è ben informata ed è in cerca del partner giusto per implementare il Design System in azienda. In questo secondo caso, l’azienda è spesso consapevole dei vantaggi che questo strumento può portare, sia dal punto di vista della gestione dei flussi di produzione, sia dal punto di vista economico.

Quando si prospetta il primo scenario, prima di parlare di Design System, la nostra società deve assumersi il compito di spiegare perché investire nel Design System costituisce una scelta auspicabile, oltre che economicamente premiante, sulla lunga distanza. Sicuramente, è fondamentale andare ad analizzare le esigenze pre-esistenti che, adeguatamente comprese, possono trovare nel Design System la loro soluzione ideale. Sia nel primo che nel secondo scenario, Exeen supporta la propria consulenza mostrando case history e casi di successo, per aiutare le aziende a comprendere il funzionamento e le potenzialità dello strumento Design System che, molto spesso, trascendono quelle delle quali è consapevole un’azienda. In questa situazione si fa spesso riferimento a lavori pregressi, laddove possibile, oppure si indicano dei casi meritevoli di attenzione. Tra i Design System dei “big”, menzioniamo:

• Fluent, di Microsoft (https://www.microsoft.com/design/fluent/)
• Human Interface Guidelines, di Apple (https://developer.apple.com/design/)
• Material, di Google (https://material.io/)

Questi, invece, i Design System di grandi aziende con le quali abbiamo più spesso a che fare:

• Lightning, Design System di Salesforce (https://www.lightningdesignsystem.com/)
• Atlassian (https://atlassian.design/)
• Polaris, il Design System di Shopify (https://polaris.shopify.com/)

Parliamo di Design System? Se il tema può risultare interessante per la vostra azienda, contattateci tramite il form presente sul nostro sito, oppure su Linkedin. Saremo lieti di discutere insieme a voi di vantaggi, possibili applicazioni, sviluppi progettuali.